Mange store virksomheder arbejder på at automatisere arbejdsgange og processer for at blive mere effektive og nedsætte omkostningerne. Desværre ligger mange af de løsninger de store virksomheder kigger på, i et prisleje hvor iværksættere og mindre virksomheder ikke kan (eller vil) være med. Her er eksempler på løsninger der alligevel kan gøre en forskel.
Michael Fray har her et par god bud på digital automatisering der er let tilgængelige
I arbejdslivet er der ikke noget bedre end arbejdsopgaver der laver sig selv. Men det er sjældent sådan landet ligger. Mange af os i danske virksomheder, udfører dagligt trivielle og kedelige opgaver så som at indtaste information fra et system ind i et andet. Fx kontakter fra e-mails ind i et CRM-system, eller data fra et regneark ind i et økonomisystem. Den slags opgaver udføres i alle størrelser af virksomheder. Mange af de store virksomheder ser på løsninger til hel eller delvis automatisering af den slags kedelige og gentagne opgaver. Ofte ligger disse løsninger desværre i et prisleje hvor iværksætteren eller den mindre virksomhed (eller afdeling i en større virksomhed) ikke kan (eller vil) være med. Et andet problem jeg selv er stødt på flere gange er, at hvis man vil have forskellige systemer til at tale sammen er der ofte behov for at der skal udvikles og programmeres noget. Jeg stoppede selv med at programmere for en del år siden, og er derfor ikke længere ajour med nye sprog og metoder. Så denne udfordring har stoppet mange af mine egne idéer til projekter og smarte tidsbesparende måder at udføre mine opgaver på.
For kun få dage siden havde jeg udfordringen igen. For at markedsføre og sælge pladser på et nyt kursus jeg havde lavet i firmaet, havde jeg oprettet og designet en landing page med en formular, hvor man kunne tilmelde sig. Den løsning jeg havde brugt til min landing page (Unbounce.com) tilbød at jeg kunne downloade et regneark med information om dem som havde udfyldt kontaktformularen. Dette betød at jeg selv skulle indtaste oplysningerne om de tilmeldte i vores økonomisystem. Unbounce er en online løsning, og det samme er vores økonomisystem. Jeg ved at vi ikke er alene. Brug af onlineløsninger til alverdens formål i mindre virksomheder er nærmest blevet normen. Og præcis dette gør at der er dukket nogle meget spændende nye online-løsninger op der kan supplere og forbinde én løsning en anden.
For noget tid siden stiftede jeg bekendtskab med IFTTT (If This Then That), der er et online automatiseringsværktøj. Den grundlæggende tanke med IFTTT, er at forbinde en hændelse i ét system, program eller gadget med en hændelse i ét andet system, program eller gadget. Man kan vælge at bruge “opskrifter” der allerede er lavet af andre, eller man kan lave sine helt egne. Fx kan du få IFTTT til at holde øje med om du bliver tagget i et billede på Facebook, og så automatisk få det gemt på din telefon eller i Dropbox. Du kan også få en besked hvis det bliver regn i løbet af dagen, eller du kan få lyset i dit hus til at tænde automatisk når du nærmer dig hjemmet.
Mulighederne er rigtig mange!
Tre opskrifter fra IFTTT
Jeg bruger personligt IFTTT til at holde øje med relevante nyheder og sende mig dem pr. mail. Jeg har også opskrifter der automatisk poster mine blogopslag på forskellige sociale medier. Så slipper jeg for at bruge tid på det selv. En kendt politiker som jeg er konsulent for, bruger IFTTT til at holde øje med bestemte nyhedsmedier og Twitter. Når hans navn nævnes kommer der automatisk et opslag på en Facebook fan-side.
Når man først er kommet i gang, er konceptet ret enkelt at forstå. Hvis dette sker, så gør dette (If This – Then That).
Efter at have brugt timer på at “lege” med IFTTT, mente jeg at der manglede en række mere forretningsmæssige opskrifter. Efter lidt søgning fandt jeg Zapier – Konceptet var det samme som IFTTT, men her er der næsten kun fokus på automatisering af opgaver i virksomheder.
Forskellige apps som Zapier kan arbejde sammen med
Hos Zapier kan man lave opskrifter der forbinder en meget lang række af online værktøjer og systemer med hinanden. Fx Google Sheets, Trello, Evernote, MailChimp, Twitter, Gmail, Salesforce og næsten alle løsninger med et web-api. Eksempelvis kan man nemt få data fra en formular til automatisk at ende i CRM-systemet. Eller få e-mails til at ende i et supportværktøj som ZenDesk. Mulighederne synes igen uendelige. Det er bare om at se nærmere på mulighederne.
På Zapier får man også et hav af færdige opskrifter (eller Zaps som de selv kalder dem) at vælge imellem.
Forslag til opskrifter på Zapier
Det viste sig også at Zapier er et ret godt sted at “prototype”. Dvs. har du en idé til noget “online”, kan dette være stedet du kan få den til at ske. Endda helt uden at skulle ud og hyre en webprogrammør. Jeg havde selv behov for at få data fra en udfyldt formular til at gøre noget for mig. Jeg lavede først en opskrift der forbandt JotForm med Google Sheets. Enhver ny formular der blev indsendt endte i et Google regneark. Herefter fik jeg en anden opskrift til at holde øje med nye linjer i samme regneark, og derefter gøre noget med data fra formularen. En lille simpel opgave, som ikke “bare lige” kunne lade sig gøre i mit CMS uden programmering. Men det viste sig at problemet var løst på cirka 15 minutter med Zapier.
Nogle af de forslag du får hvis du bruger JotForm
For at vende tilbage til min udfordring i starten, så fandt jeg ud af at landingpage-løsningen Unbounce, også tilbød at poste informationer om tilmeldinger til en URL. På baggrund af denne mulighed, viste det sig at der også var en integration til Unbounce i Zapier. Så jeg fulgte vejledningen i at oprettet forbindelse til Unbounce, og snart efter var mine muligheder uendelige. Vores online økonomisystem havde selvfølgelig et API i form af en webservice. Efter jeg fik lukket op for API’et til økonomisystemet, gik der ca. 20 minutter før jeg havde oprettet min egen integration mellem data fra vores landingpage og økonomisystemet. En integration der gjorde at kunderne automatisk blev oprettet i økonomisystemer og at der blev dannet og sendt en faktura via e-mail. Det var i al beskedenhed skide smart!
Er du IT-mand, så prøv lige at forestille dig hvad du ville have svaret, hvis en fra marketing spurgte dig om du lige kunne sørge for at kontakterne fra deres mærkelige marketingplatform kom ind i virksomhedens økonomisystem. Jeg tror næppe dit svar ville være ”Det tager ca. 20 mintutter, så det gør jeg lige om lidt…”. Men det kan måske blive din virkelighed inden for en overskuelig periode, og atter vil IT blive virksomhedens helte og få ufattelig rigdom og berømmelse. Okay, der er måske en grænse, men muligheder med disse nye ”middleware-løsninger” er mange, og jeg forudser at de vil blive en del af mange virksomheders online og IT-strategier inden for de næste par år.
Jeg kan varmt anbefale mindre og mellemstore virksomheder at se nærmere på mulighederne med Zapier. Det er gratis at oprette en konto og gå på opdagelse. Dog med visse begrænsninger. Det koster lidt at være “rigtigt” medlem – men hvis du finder smarte opskrifter der kan spare dig for timevis af manuelt arbejde, er det givet virkeligt godt ud!
På sitet kan du også læse deres blog, der har rigtig mange gode tips og idéer, du kan se Use Cases og få inspiration. Bare find den online app du arbejder mest med og lad dig blive inspireret!
