Digitalisering, Enterprise Content Management (ECM) og relaterede temaer har altid været et vigtigt emne – og det store spørgsmål er hovedsageligt “hvordan kommer vi i gang med ECM”?
Vores ekspert, Michael Fray, har nogle enkle råd der kan hjælpe processen på vej.
Opskriften er: DIWA
D – Digitaliser
I – Integrer
W – Workflows
A – Automatiser
Det er selvfølgelig en forudsætning at I har en ECM-løsning der understøtter opskriften. Hvis den ikke gør det, så find en anden i en fart!
Oversat til almindeligt dansk, lyder opskriften som følgende:
Digitaliser og gem først de dokumenter og det content* der indgår i det arbejde du udfører i en given arbejdsgang. Der er ikke nogen der siger at du selv skal digitalisere! Se fx om det kunne være muligt at få dokumenter i digital form fra starten af. (Alle dokumenter på papir i erhvervslivet kommer fra en computer på et eller andet tidspunkt.)
* Content = Digitale dokumenter med relevans og betydning for virksomheden. Typisk scannede dokumenter, Word-filer, regneark, PDF-dokumenter, præsentationer og E-mail. Men kan også være CAD-tegninger, lydfiler, videoklip, grafik osv. Er det digitalt og er det vigtigt for firmaet at have styr på det, så er det med stor sandsynlighed “Content” (eller Indhold som det også kaldes på dansk).
Så bliver det hurtigere at genfinde dine digitale “ting”, flere kan tilgå indholdet samtidig, ting bliver ikke væk og virksomhedens “samlede digitale hukommelse” vokser.
Integrer herefter ECM-løsningen med andre systemer der benyttes til samme arbejdsopgave. Så vil du hurtigere kunne finde dokumenter og informationer på det rette tidspunkt, der sker færre fejl, data kan i begge systemer gøres bedre og mere præcise.
Skab Workflows. Altså den eller de digitale arbejdsgange der hører til denne opgave. Benyt den kærkomne lejlighed til at blive klog på alle trin i opgaven. Hvorfor gør I som I gør? Er der noget der kunne fjernes eller forenkles? Tænk digitalt, analyser mulighederne i din ECM-løsning for at gøre tingene lettere. Nu bliver arbejdsgangen mere enkel og hurtigere at komme igennem.
Automatiser nu de arbejdsgange du har gjort digitale. Få så store af dele af workflowet som muligt til at køre af sig selv. Find ud af hvilke informationer der skal være til stede for at workflowet kan køre af sig selv, og find ud af hvordan du får fat i dem i gennem workflowet. Nogle gange kan de hentes fra et andet system, andre gange kan de findes i ECM-løsningen. Dog sker det også at informationen skal komme fra en anden person. Overvej her at bruge “DIWA” på den information eller dokument også.
Eksempel: Lad os sige at I er ved at digitalisere arbejdsgangen for godkendelse af indkomne fakturaer, og at I er i fuld sving med at følge DIWA for fakturaer der lander i virksomheden med almindelig post. Nu er I nået til A’et, og for at workflowet automatisk kan beslutte om en faktura bare skal godkendes eller sendes til manuel behandling, så mangler der nogle informationer. Lyder fakturaen på det vi har bestilt? Har vi fået leveret det bestilte? Læg mærke til at bestilt og leveret stod med kursiv. Det var for at indikere at her er noget at gå efter. Har vi vores indkøbsordrer i ECM-løsningen? Har vi dokumentation for modtagelse af varer i ECM-løsningen? Hvis ja, så skynd dig videre med automatiseringen, men hvis ikke, så overvej om det ville give virksomheden noget også at have styr på disse dokumenter og dokumentation – Følg DIWA.
Husk: Man kan lave selvkørende biler – så man kan også lave selvkørende arbejdsgange – hvis man vil!
Nu bør din proces køre så meget af sig selv, og den kun forstyrrer dig og dine kollegaer når der er en undtagelse den ikke selv kan håndtere, eller når der er behov for et rigtigt levende menneskes intuition, beslutningsevne og kvalifikationer.
