Enterprise Content Management (ECM) og hvad det betyder, samt hvordan det bruges.
Fra begyndelsen
ECM er en metode der hjælper med at organisere digitale filer og dokumenter bedre. Det tager de værktøjer, der er til rådighed og sætter det sammen på en enklere og organiseret måde. Det er de byggesten, der kræves for at indfange, administrere, gemme og bevare samt levere dokumenter, der understøtter den centrale proces i organisationen.
Hvad betyder det for dig, spørger du?
Som de fleste ved, er det ret svært at administrere dit indhold, så det kan bruges på en passende måde. Det behøver dog ikke at være med ECM.
Enterprise Content Management
For at opsummere er Enterprise Content Management flere ting, der arbejder sammen for at nå ét mål. Systemet samler, giver værktøjer, organisation for alle data og digitale dokumenter, bilag og processer – og sikrer det gøres tilgængeligt præcis hvor det giver mening.
Der er forskellige processer der kendetegner hvad Enterprise Content Management gør.
Fange
Dette er den del, hvor indholdet indfanges eller uploades til systemet.
Administrere
Denne del er ret selvforklarende. Det er den metode, hvorpå indholdet er gemt på en sådan måde, at det kan bruges og åbnes af, hvem du vil.
Gemme
Dette er det hjem, du finder for indholdet. Hvor dit sikkert sted sker for de oplysninger, du vil have gjort tilgængelig.
Bevare
Denne del er måske en af de vigtigste, når det kommer til processen. Det refererer til, hvordan du gemmer indholdet, så det er ligegyldigt hvor langt ned ad vejen du går, det er tilgængeligt på ethvert tidspunkt og tidspunkt. Dette er også kritisk, fordi der skulle ske noget i indholdet, vil du få en form for sikkerhedskopiering.
Aflevere
Det sidste trin, hvor den person, indholdet er udpeget til, får faktisk produktet til at gøre, hvad de vil med det. Det giver også dem adgang til oplysningerne, når de har brug for det, som de har brug for det.
Vi bruger ofte en køreplan fra den globale ECM-organisation, AIIM, for at sikre, at vi overvejer alle aspekter af hver type information og dokument, vi arbejder med.
For at opsummere hele processen er det en automatisering af processer, og arbejdsstrømme gennem digitalisering. ECM er en helt måde, hvorpå folk er i stand til at gøre noget med deres ideer og indholdet. Det er hele processen, herunder værktøjerne, du skal bruge disse ideer og gøre dem anvendelige.
Samtidig sættes hele processen sammen for at skabe og få mest muligt ud af det indhold, du har til rådighed. Mens nogle processer gør arbejde for nogle mennesker, er ECM et mere fundament for et stærkt indholdsbehandlingssystem, der er digitaliseret. Det er trin for trin at vejlede dig, hvad du skal gøre for at nå det endelige mål. ECM kan hjælpe dig med at blive styret uden fejl gennem processen, så du kan finde ud af hvad du skal gøre ved hver opgave i den digitale indholdsverden.
Du er velkommen til at kontakte VIRKON for dialog om hvordan ECM kan effektivisere jeres organisation.
